Huishoudelijk Reglement

VLAAMSE SCHIETSPORTKOEPEL, afgekort: VSK

Boomgaardstraat 22, bus 7, 2600 Berchem

Ondernemingsnummer 436 786 644

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1. §1. De betrekkingen van de vzw Vlaamse Schietsport Koepel met haar leden (aangesloten schuttersverenigingen) en de toegetreden leden worden geregeld door de statuten en door de bepalingen van dit huishoudelijk reglement.

§2. De bepalingen van het bijzondere reglement “sportschutterslicenties” en van het tuchtreglement blijven van toepassing op de toegetreden leden.

Art. 2. Dit huishoudelijk reglement kan worden gewijzigd door de Raad van Bestuur. De bepalingen die betrekking hebben op de werking van een directiecomité kunnen worden gewijzigd bij een beslissing van het betrokken directiecomité.

AANSLUITEN VAN LEDEN

Art. 3. §1. De aanvraag tot lidmaatschap bevat de volgende gegevens:

De naam en het volledige adres van van de vereniging
De namen en adressen van alle bestuursleden van de vereniging
Het adres van de plaats waar de vereniging het sportschieten beoefent
Een bewijsstuk waaruit blijkt dat de vereniging de beschikking heeft over een ruimte waar zij het sportschieten kan beoefenen;
Indien de vereniging zelf uitbater is van een schietstand, dient een kopie van het getuigschrift van erkenning te worden voorgelegd
Een ledenlijst die voor elk lid de naam, het volledige adres, de geboorteplaats en geboortedatum bevat;
Een kopie van de statuten (gecoördineerde versie) en het huishoudelijk reglement van de vereniging;
een lijst van de door de vereniging aangeboden disciplines;
een beschrijving van de aangeboden infrastructuur en de openingsuren van de schietstand;
de categorie van het lidmaatschap (doelschieten of kleiduifschieten)

§2. De aanvraag wordt gericht tot de secretaris-generaal op het adres van de zetel van de vereniging.

§3. Indien de aanvraag tot lidmaatschap wordt ingediend in de categorie doelschieten, maakt de secretaris-generaal de aanvraag over voor advies aan de provinciale afdeling. Deze afdeling dient haar advies uit te brengen binnen de 30 dagen na ontvangst van de aanvraag.
Indien de aanvraag tot lidmaatschap wordt ingediend in de categorie kleischieten, maakt de secretaris-generaal de aanvraag over voor advies aan het Directiecomité Kleischieten. Dit directiecomité dient haar advies uit te brengen binnen de 30 dagen na ontvangst van de aanvraag.

§4. Leden van de categorie “doelschieten” worden in beginsel aangesloten bij de provinciale afdeling die bevoegd is voor de plaats waar de activiteiten worden uitgeoefend (de schietstand). Een club kan verzoeken om bij een andere provinciale afdeling aan te sluiten, doch dient zulks te motiveren. Indien de aansluiting bij een andere provinciale afdeling wordt gevraagd, zal de secretaris-generaal aan beide betrokken provinciale afdelingen advies vragen.

§5. Indien de vereniging van de categorie doelschieten haar activiteiten buiten het Vlaamse grondgebied of buiten het Brussels hoofdstedelijk Gewest uitoefent, kan ze in haar aanvraag kiezen bij welke provinciale afdeling ze wenst aan te sluiten.

Art. 4. §1. De leden dienen al hun aangesloten leden door te geven aan de vereniging via het informatica-platform dat ter beschikking wordt gesteld.

§2. Voor elk aangesloten lid dient de lidmaatschapsbijdrage aan de vereniging te worden betaald. Elke wijziging in het ledenbestand dient onverwijld te worden doorgegeven via het informatica-platform van de vereniging.

§3. Indien de vereniging niet aan haar financiële verplichtingen heeft voldaan tegen de datum van de algemene vergadering, wordt ze als ontslagnemend beschouwd.

§4. Indien een toegetreden lid de lidmaatschapsbijdrage in eenzelfde categorie meerdere malen betaald heeft (omdat hij via verschillende leden is aangesloten), kan deze schutter op eenvoudig verzoek teruggave krijgen van het teveel betaalde lidgeld. Dit verzoek kan aan het secretariaat worden gericht via de website van de vereniging of via gewone brief. Het verzoek moet de volgende gegevens vermelden:

de naam, voornaam en volledig adres van de schutter
het stamnummer;
de clubs waarbij de schutter is aangesloten;
de bankrekening waarop de terugbetaling dient te gebeuren.

§5. Elk toegetreden lid ontvangt van de vereniging een lidkaart. De lidkaarten worden aan het lid verstuurd dat instaat voor de verdere verdeling naar de toegetreden leden.

ALGEMENE VERGADERING

Art. 5. §1. De afgevaardigden van de leden dienen zich aan te melden op de algemene vergadering met een behoorlijk ingevuld volmachtformulier dat bij de bijeenroeping gevoegd is. Na verificatie van deze volmacht zullen zij een stemkaart ontvangen.

§2. De stemmingen op de algemene vergaderingen zijn in beginsel openbaar. Enkel stemmingen over personen gebeuren geheim.

§3. Indien de stemming gebeurt aan de hand van stembriefjes, op bij handopsteking, wordt elke stemming nagezien door drie stemopnemers. De stemopnemers mogen geen lid zijn van de raad van bestuur, of van een directiecomité.

§4. Het verslag van de algemene vergadering wordt opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de secretaris-generaal. Dit verslag wordt, na goedkeuring door de Raad van Bestuur, bezorgd aan alle leden. De leden kunnen binnen de 30 dagen na de verzending van het verslag schriftelijk hun opmerkingen doorgeven aan de secretaris-generaal. Na het verstrijken van deze termijn wordt het verslag geacht te zijn goedgekeurd.

§5. Na goedkeuring wordt het verslag van de algemene vergadering bekendgemaakt via de website van de vereniging. Elk lid of toegetreden lid kan op het secretariaat een kopie van het verslag opvragen.

RAAD VAN BESTUUR

Art. 6. §1. De leden van de raad van bestuur dragen collegiaal zorg voor de algemene politiek, de administratie, de werking en de vertegenwoordiging van de vereniging. Bij beslissingen rond sporttechnische materies wordt steeds de voorzitter van het betrokken directiecomité gehoord alvorens beslist wordt.

§2. De leden van de raad van bestuur worden geacht de algemene belangen van de vereniging te verdedigen, los van de categorie leden waaruit zij verkozen zijn of van hun activiteiten binnen subcomissies, provinciale afdelingen of andere organisaties.

§3. Indien een bestuurder een belang heeft dat mogelijks tegenstrijdig is door het belang van de vereniging, dient de bestuurder in kwestie zich te onthouden van deelname aan de beraadslaging over de kwestie. Dit dient uitdrukkelijk te worden vermeld in de notulen van de Raad van Bestuur.

§4. De raad van bestuur vergadert regelmatig, en telkens het belang van de vereniging dit vereist.

§5. De raad van bestuur kan haar bevoegdheden delegeren aan leden of aan een derde.

§6. De raad van bestuur kan beslissen om in haar schoot werkgroepen op te richten die, onder verantwoordelijkheid van een bestuurder, een specifieke problematiek onderzoeken. De betrokken bestuurder dient regelmatig verslag uit te brengen over de stand van de werkzaamheden.

Art. 7. §1. De kandidaturen voor de functie van voorzitter, secretaris-generaal of penningmeester dienen, uiterlijk acht dagen voorafgaand aan de datum van de algemene vergadering, te worden gericht aan de secretaris-generaal. De kandidaturen dienen alle stukken te bevatten waaruit blijkt dat ze voldoen aan het bepaalde in artikel 10, §2 van de statuten.

§2. De kandidaturen voor het voorzitterschap van een directiecomité worden voorgesteld door een beslissing van de betrokken overlegvergadering. Indien de voorgestelde kandidaat voldoet aan de voorwaarden zoals bepaald in artikel 10, §2, 1° - 4° van de statuten, zal de voorzitter van het directiecomité de kandidatuur voorstellen op de algemene vergadering.

§3. Het voorleggen van een sportschutterslicentie bewijst dat de kandidaat voldoet aan de voorwaarde opgelegd in artikel 10, §2, 4° van de statuten.

OMBUDSMAN

Art. 8. §1. De ombudsman kan kennis nemen van alle opmerkingen, suggesties of klachten die geformuleerd worden door leden of toegetreden leden. Hij onderzoekt deze bemerkingen, en kan daarbij inzage krijgen in elk stuk dat op de zetel van de vereniging wordt bijgehouden. Indien het stukken met een vertrouwelijk karakter betreft (zoals b.v. beoordelingsdossiers inzake de sportschutterslicentie), dient de ombudsman het vertrouwelijke karakter van deze stukken te garanderen.

§2. Indien de ombudsman, na zijn onderzoek, tot de conclusie komt dat de werking van de vereniging op een punt kan worden verbeterd, of dat dat de klacht veroorzaakt wordt door een structureel probleem in de werking van de vereniging, kan hij een verslag opstellen voor de Raad van Bestuur en/of voor het bevoegde directiecomité. Hij kan eveneens eisen dat hij door de Raad van Bestuur en/of het bevoegde directiecomité gehoord wordt.

§3. Op de algemene vergadering geeft de ombudsman een verslag van zijn activiteiten, en rapporteert hij over het gevolg dat de Raad van Bestuur en/of het bevoegde directiecomité aan zijn opmerkingen gaf.

§4. De Raad van Bestuur dient een budget te voorzien voor de activiteiten van de ombudsman die hem moet toelaten zijn taken naar behoren te vervullen.

§5. De ombudsman moet voldoen aan de voorwaarden zoals voorzien in art. 10, §2, 1°- 4° van de statuten. De kandidaturen dienen, uiterlijk acht dagen voorafgaand aan de datum van de algemene vergadering, te worden gericht aan de secretaris-generaal. De kandidaturen dienen alle stukken te bevatten waaruit blijkt dat ze voldoen aan het bepaalde in artikel 10, §2 van de statuten. Het voorleggen van een geldige sportschutterslicentie bewijst dat aan de voorwaarde van artikel 10, §2, 4° van de statuten voldaan is.

§6. De ombudman wordt aangesteld voor een periode van drie jaar.

COÖRDINATOR VOOR DE SCHIET- EN HANTERINGSPROEVEN

Art. 9. §1. De coördinator voor de schiet- en hanteringsproeven staat in voor de organisatie van de praktische en theoretische proeven zoals bedoeld in het Vlaamse sportschuttersdecreet. Zijn taken worden omschreven in artikel 12, §3 van het interne reglement met betrekking tot de sportschutterslicentie.

§2. De coördinator voor de schiet- en hanteringsproeven moet voldoen aan de voorwaarden zoals voorzien in art. 10, §2, 1°- 4°. Leden van de raad van bestuur of van een directiecomité kunnen niet worden benoemd als coördinator voor de schiet- en hanteringsproeven. De kandidaturen dienen, uiterlijk acht dagen voorafgaand aan de datum van de algemene vergadering, te worden gericht aan de secretaris-generaal. De kandidaturen dienen alle stukken te bevatten waaruit blijkt dat ze voldoen aan het bepaalde in artikel 10, §2 van de statuten.

§3. De coördinator voor de schiet- en hanteringsproeven wordt aangesteld voor een periode van drie jaar.

COÖRDINATOR VAN DE TUCHTCOMMISSIES

Art. 10. §1. De coördinator van de tuchtcommissies voert de opdrachten uit die hem zijn toevertrouwd in het tuchtreglement. Hij onderzoekt dossiers naar aanleiding van de aangifte of klacht. Hij staat in voor de organisatie van de tuchtorganen.

§2. De coördinator van de tuchtcommissies moet voldoen aan de voorwaarden zoals voorzien in art. 10, §2, 1°-4°. Leden van de raad van bestuur of van een directiecomité kunnen niet worden benoemd als coördinator van de tuchtcommissies. De kandidaturen dienen, uiterlijk acht dagen voorafgaand aan de datum van de algemene vergadering, te worden gericht aan de secretaris-generaal. De kandidaturen dienen alle stukken te bevatten waaruit blijkt dat ze voldoen aan het bepaalde in artikel 10, §2 van de statuten.

§3. De coördinator van de tuchtcommissies wordt aangesteld voor een periode van drie jaar.

§4. Op de algemene vergadering geeft de coördinator van de tuchtcommissie een statistisch overzicht van de behandelde tuchtzaken zonder daarbij de namen van de betrokkenen publiek te maken.

OVERLEGVERGADERINGEN

Art. 11. §1.De regels met betrekking tot de bijeenroeping, beraadslaging, werking en verslaggeving van de algemene vergadering zoals bepaald in artikel 5 van dit reglement zijn ook van toepassing op de overlegvergaderingen. De functies van de secretaris-generaal worden in de overlegvergadering waargenomen door de voorzitter van het directiecomité, of door een daartoe aangesteld directeur.

DIRECTIECOMITÉ DOELSCHIETEN

Art. 12. §1. De leden van het directiecomité doelschieten worden ook directeurs genoemd. De directeurs worden verkozen bij gewone meerderheid van stemmen op de overlegvergadering. Het directiecomité moet minstens bestaan uit de volgende personen:

een directeur die verantwoordelijk is voor de organisatie van wedstrijden en arbitrage;
een directeur die verantwoordelijk is voor de coördinatie van trainingen en de deelname aan internationale wedstrijden;
een directeur die verantwoordelijk is voor sportpromotie;
een directeur die verantwoordelijk is voor de technische reglementen.

§2. Voor de uitvoering van hun opdrachten kunnen de directeurs zich laten bijstaan door andere leden of externe specialisten. De directeurs blijven zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van de hun door de overlegvergadering of het directiecomité opgedragen taken.

§3. Elke directeur brengt op de vergadering van het directiecomité verslag uit van zijn activiteiten.

§4. De directeurs vertegenwoordigen geen club, provincie of streek. Zij vertegenwoordigen de ganse vereniging en hun gedragingen mogen slechts ingegeven worden door het algemeen belang van de vereniging.

§5. De directeurs kunnen taken die van provinciaal belang zijn doorgeven aan de provinciale afdelingen. Zij dienen aan de provinciale afdeling een budget ter beschikking te stellen overeenkomstig hetgeen bepaald is in art. 19, §6 van dit reglement.

§6. Het directiecomité kan de bestuursleden van de vereniging uitnodigen op om toelichting te verstrekken over bepaalde punten van de dagorde. De bestuursleden van de vereniging mogen zich niet inmengen in de besluitvorming van het directiecomité. Hun tussenkomsten dienen zich te beperken tot het verstrekken van gevraagde inlichtingen en het beantwoorden van de gestelde vragen.

Art. 13. §1. Het directiecomité vergadert telkens het belang van de leden dit vereist, doch minstens zes keer per jaar. De vergadering wordt bijeengeroepen door de voorzitter. De bijeenroeping bevat de dagorde, de plaats van de vergadering, de datum en het uur waarop de vergadering begint. De bijeenroeping moet ten laatste 24 uren voor de vergadering worden verstuurd via gewone brief of via elektronisch post. Een elektronisch bericht dat regelmatig verstuurd is naar het door een directeur opgegeven E-mail adres wordt geacht te zijn ontvangen tenzij er een foutmelding komt.

§2. Binnen het directiecomité wordt gestreefd naar een consensus. Bij gebreke aan consensus wordt overgegaan tot stemming. Een punt is aangenomen als het door de meerderheid van de aanwezige directeurs is aangenomen. Alle directeurs zijn ertoe gehouden de genomen beslissingen op een loyale manier uit te voeren.

§3. Er wordt van elke vergadering van het directiecomité een verslag opgesteld. De verslagen worden bezorgd aan de leden van het directiecomité en aan de voorzitter, de penningmeester en de secretaris-generaal.

Art. 14. §1. Binnen het directiecomité doelschieten bestaan provinciale afdelingen. Deze afdelingen kunnen, op vraag van het directiecomité, taken die tot de bevoegdheid van het directiecomité uitvoeren op provinciaal niveau. Het directiecomité beslist over het al dan niet erkennen van provinciale afdelingen. Een erkende provinciale afdeling moet op al haar communicatie vermelden “Provinciale Afdeling van de Vlaamse Schietsport Koepel”.

§2. Binnen elke provinciale afdeling wordt een voorzitter benoemd, alsook de nodige bestuursleden die instaan voor de uitvoering van de provinciale opdrachten. Alle berichten worden gericht aan de door de provinciale afdeling opgegeven contactpersoon. Deze contactpersoon staat in voor de verdere verpreiding van het bericht naar de bestuursleden van de provinciale afdeling.

§3. De voorzitters van de provinciale afdeling kunnen worden uitgenodigd op de vergaderingen van het directiecomité. Zij moeten verplicht worden uitgenodigd indien het directiecomité beslist over het toewijzen van taken aan de provinciale afdelingen en over het budget van de provinciale afdelingen.

§4. De provinciale afdelingen dienen de taken die ze krijgen toegewezen naar behoren uit te voeren. Het belang van de leden moet daarin voorop staan. De provinciale afdelingen kunnen technische commissies oprichten waarin de organisatie en arbitrage van de provinciale wedstrijden worden besproken.

§5. De provinciale afdelingen dienen minstens één keer per jaar een vergadering te organiseren met alle sportclubs / effectieve leden die tot de categorie “doelschieten” behoren. Deze provinciale algemene vergadering :

beslist over het te voeren beleid door de provinciale afdeling
neemt kennis van het werkingsverslag van de provinciale afdeling
benoemt en ontslaat de bestuurders van de provinciale afdeling
keurt de begroting en de rekeningen van de provinciale afdeling goed

§6. Alle verslagen van provinciale bestuursvergaderingen of van de algemene vergadering van de provinciale afdeling worden aan de voorzitter van het directiecomité doelschieten bezorgd binnen de acht dagen.

Art. 15. §1. Het directiecomité doelschieten bepaalt welke directeurs gemachtigd zijn om de vereniging te vertegenwoordigen bij de vzw Koninklijk Verbond der Belgische Schuttersverenigingen en bij de Belgische of internationale olympische of sportfederaties.

§2. De voorzitter van het directiecomité doelschieten vertegenwoordigt de vereniging in alle aangelegenheden die betrekking hebben op de sporttechnische aspecten van het doelschieten.

DIRECTIECOMITÉ KLEISCHIETEN

Art. 16. §1. De leden van het directiecomité worden verkozen bij gewone meerderheid van stemmen op de overlegvergadering.

Het directiecomité moet minstens bestaan uit de volgende personen:

een voorzitter;
een directeur die verantwoordelijk is voor de trap disciplines;
een directeur die verantwoordelijk is voor de skeet disciplines;
een directeur die verantwoordelijk is voor de disciplines jachtparkoers en compak;
een directeur die verantwoordelijk is voor de weischietingen;
een secretaris die verantwoordelijk is voor de uitnodigingen, de verslagen en het tijdschrift.
Een budgetbeheerder die instaat voor het opmaken en opvolgen van het budget van het directiecomité kleischieten.

§3. Elke directeur brengt op de vergadering van het directiecomité verslag uit van zijn activiteiten.

§5. Het directiecomité kan de bestuursleden van de vereniging uitnodigen op de vergadering om toelichting te verstrekken over bepaalde punten van de dagorde. De bestuursleden van de vereniging mogen zich niet inmengen in de besluitvorming van het directiecomité. Hun tussenkomsten dienen zich te beperken tot het verstrekken van gevraagde inlichtingen en het beantwoorden van de gestelde vragen.

Art. 17. §1. Het directiecomité vergadert telkens het belang van de leden dit vereist, doch minstens drie keer per jaar. De vergadering wordt bijeengeroepen door de secretaris. De bijeenroeping bevat de dagorde, de plaats van de vergadering, de datum en het uur waarop de vergadering begint. De bijeenroeping moet ten laatste 24 uren voor de vergadering worden verstuurd via gewone brief of via elektronisch post. Een elektronisch bericht dat regelmatig verstuurd is naar het door een directeur opgegeven E-mail adres wordt geacht te zijn ontvangen tenzij er een foutmelding komt.

Art. 18. §1. Het directiecomité kleischieten bepaalt wie gemachtigd is om de vereniging te vertegenwoordigen bij de vzw Belgische Federatie Kleischieten en bij de Belgische of internationale olympische of sportfederaties.

§2. De voorzitter van het directiecomité kleischieten vertegenwoordigt de vereniging in alle aangelegenheden die betrekking hebben op de sporttechnische aspecten van het doelschieten.

TOPSPORTCOMMISSIE

Art. 19. §1. Binnen de raad van bestuur wordt een topsportcommisie opgericht. Deze commissie heeft de volgende bevoegdheden:

het opstellen, voorstellen en verdedigen bij de Raad van Bestuur van het vierjaarlijkse beleidsplan
het opstellen, voorstellen en verdedigen bij de Raad van Bestuur van het jaarlijkse actieplan topsport
het uitvoeren, opvolgen en bijsturen van het beleids- en actieplan inzake topsport

§2. De topsportcommissie bestaat uit:

de sporttechnisch coördinator;
de voorzitters van de directiecomités doelschieten en kleischieten;
de directeur topsport van het directiecomité doelschieten;
minstens één vertegenwoordiger van de topsporters;
minstens één vertegenwoordiger van de topsporttrainers;
minstens één vertegenwoordiger van de medische, paramedische en mentale omkadering van de topsporters.

§3. De sporttechnisch coördinator zit de vergaderingen van de topsportcommissie voor.

§4. De in §2 bedoelde vertegenwoordigers worden aangeduid door het directiecomité doelschieten of het directiecomité kleischieten.

BEGROTING EN REKENINGEN

Art. 20. §1. De begroting en de rekeningen worden gehouden per kalenderjaar.

§2. De Raad van Bestuur maakt, onder de verantwoordelijkheid van de penningmeester, de jaarlijkse begroting op. Deze begroting omvat de volgende punten:

een inschatting van de te verwachten ontvangsten (subsidies, lidgelden, sponsoring, …) van de vereniging
een inschatting van de te verwachten kosten die verband houden met de administratieve werking, het voorzitterschap, de ombudsman, de coördinator van de tuchtcommissies en de coördinator van de schiet- en hanteringsproeven
een inschatting van de te verwachten kosten die verband houden met de werking van de directiecomités.

§3. Elk directiecomité maakt, onder de verantwoordelijkheid van zijn voorzitter, uiterlijk tegen 30 november van het jaar, een begroting op voor het volgende werkingsjaar. De begroting dient een gedetailleerd overzicht te bevatten van de te verwachten inkomsten en de kosten in te schatten voor het uitvoeren van het beleid van het directiecomité. De begroting van het directiecomité bepaalt de middelen die nodig zijn voor de vertegenwoordiging van de vereniging binnen de nationale koepels KVBSV en BFK.

§4. De inschatting van de te verwachten kosten die verband houdend met de administratieve werking, het voorzitterschap, de ombudsman en de coördinatoren van de tuchtcommissies en de schiet- en hanteringsproeven wordt opgemaakt door de penningmeester.

§5. De penningmeester maakt de begroting op. Bij de opmaak van de begroting worden de middelen die verband houden met de werking van de directiecomités toegewezen, waarbij rekening gehouden wordt met het aantal toegetreden leden dat via de leden-sportclubs vertegenwoordigd is binnen het betrokken directiecomité.

§6. Het directiecomité doelschieten bepaalt de budgetten die ter beschikking worden gesteld aan de provinciale afdelingen voor het uitvoeren van de hun toevertrouwde opdrachten.

§7. Iedereen die binnen de vereniging een onkostenbudget beheert, dient dit budget als een goed huisvader te besteden. Hij of zij dient na te gaan of het maken van de kost noodzakelijk is en dient zijn budget te beheren zoals hij zijn eigen budget zou beheren. De terugbetaling van kosten die kennelijk nutteloos zijn kan door de penningmeester worden geweigerd.

§8. Indien een bestuurslid, directeur of provinciale afdeling minder kosten hoeft te maken dan aanvankelijk begroot, wordt het verschil tussen de gemaakte kost en het budget als een begrotingskrediet beschouwd. Dit begrotingskrediet mag door het betrokken bestuurslid, directielid of provinciale afdeling worden aangewend om een eigen beleid te voeren binnen zijn opdrachten.

Art. 21. §1. Alle middelen van de vereniging worden beheerd door de penningmeester. Er mogen geen gelden die gebruikt worden voor de vereniging geplaatst worden op bankrekeningen die niet op naam van de vereniging zijn geopend. De penningmeester dient op alle rekeningen een volmacht te hebben.

§2. Voor de organisatie van hun activiteiten kunnen de bestuursleden, directieleden en provinciale afdelingen aanspraak maken op de terugbetaling van de gemaakte kosten binnen de begroting. Een voorzienbare overschrijding van het budget moet steeds vooraf worden gemeld op de raad van bestuur of op de vergadering van het directiecomité. Deze vergaderingen voorzien dan in een eventuele aanpassing van het budget.

§3. Gemaakte kosten worden uitsluitend terugbetaald na het voorleggen van een bewijsstuk waaruit blijkt dat de kost gemaakt is in het kader van een opdracht voor de vereniging binnen het afgesproken budget.

§4. De volgende kosten worden forfaitair geraamd op de wijze hierna bepaald:

verplaatsing met een motorvoertuig: er wordt een kilometervergoeding toegekend van 0,30€/km. Terugbetaling is enkel mogelijk mits het inbrengen van de kosten via een door de penningmeester opgesteld formulier. De plaats van vertrek en van aankomst moet worden aangegeven en moet worden verantwoord in het licht van de betrokken activiteit. De afstand tussen 2 adressen wordt berekend door gebruik te maken van de routeplanner www.mappy.com. Indien meerdere personen zich verplaatsen in hetzelfde voertuig, kan enkel de persoon die de kosten draagt voor het gebruikte voertuig een terugbetaling van zijn onkosten krijgen.
algemene kosten die moeilijk individueel zijn toe te rekenen aan de activiteiten van de vereniging (b.v. telefoonkosten voor een secretariaat, representatie van de bestuursleden, gebruik van GSM, kosten van ontvangst, algemene kosten die voortvloeien uit het gebruik van ICT …) kunnen, mits voorafgaandelijk akkoord van de penningmeester, forfaitair worden geraamd. Dit forfait moet beantwoorden aan de werkelijkheid en op redelijke wijze bepaald worden.

§5. De penningmeester kan aan bestuursleden, leden van het directiecomité, provinciale afdelingen of subcommissies voorschotten toekennen. Het gebruik van deze voorschotten moet worden verantwoord op de wijze zoals hierboven bepaald in §§3 en 4. Indien blijkt dat de voorziene kost zich niet zal voordoen, moet het voorschot onverwijld worden teruggestort. In elk geval dienen elk jaar de niet-gebruikte voorschotten uiterlijk op 15 december te worden teruggestort op de centrale rekening van de vereniging.

WIJZIGING VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Art. 22. §1. Dit reglement kan enkel worden gewijzigd mits een beslissing van de Raad van Bestuur van de vereniging, genomen met een meerderheid van twee derden

§2. De artikelen die verband houden met de werking en de taakverdeling binnen een directiecomité, alsook met de werking van provinciale afdelingen kunnen enkel worden gewijzigd mits een beslissing op het betrokken directiecomité. Elke wijziging dient binnen de acht dagen te worden meegedeeld aan de secretaris-generaal van de vereniging.

§3. De secretaris-generaal staat in voor de coördinatie en bekendmaking van dit reglement.

OVERGANGSBEPALINGEN

1. Het directiecomité doelschieten is, tot aan de eerste overlegvergadering, samengesteld als volgt:
o Voorzitter: de heer Ludo Simoens
o Technisch directeur ISSF disciplines, trainingscentra en topsport: de heer Alain Viaene
o Directeur sportpromotie: de heer Geert Vannieuwenhuyze
o Directeur aanvullend & alternatieve disciplines en reglementen: de heer Jan Ansems

2. Het directiecomité kleischieten is, tot aan de eerste overlegvergadering, samengesteld als volgt:
o Voorzitter: de heer Eddy De Heyn
o Directeur trap: de heer Manu Jacobs
o Directeur jachtparcours:de heer Rik Beliën
o Directeur skeet: de heer Arthur van der Aa
o Directeur weischietingen : de heer Fons Lievens
o Secretaris: de heer Dirk Mariën
o Budgetbeheerder: mevrouw Nicole Slaets

Huishoudelijk Reglement

VLAAMSE SCHIETSPORTKOEPEL, afgekort: VSK