Als federatie zijn we met ons nieuwe platform gestart vanuit de intentie om administratief werk bij de clubs weg te nemen door de schutter zijn aanvraag rechtstreeks online te laten uitvoeren. Op die manier kunnen schutters nog directer geïnformeerd worden over hun aanvraag. Terzelfdertijd dienen clubs niet langer de administratie van hun leden op te volgen. Minder tijd besteden aan administratie betekent immers meer tijd om bezig te zijn met de leden en het clubleven.
De afgelopen weken kwam herhaaldelijk aan bod dat clubs nog de mogelijkheid willen behouden om namens hun leden aanvragen in te dienen. We begrijpen dat sommige clubs nog bijkomende administratieve diensten aan hun leden wensen aan te bieden door de sportschutterslicentie op te volgen voor hun leden.
Daarom kondigden we tijdens de algemene vergadering van 22 maart aan dat clubs de mogelijkheden zullen krijgen om alle aanvragen met betrekking tot de sportschutterslicentie in te dienen namens hun leden. Op die manier kan een club zelf via het digitale platform indienen in opdracht van een lid, net zoals een club vroeger de aanvraag op papier naar VSK kon sturen.
We herhalen dat het niet verplicht is om namens leden in te dienen en dat het eigenlijk de voorkeur verdient om leden zelf hun administratie te laten opvolgen.
Om de verwerking van aanvragen die via één clubaccount voor meerdere personen worden ingediend correct te laten verlopen, dienen clubs met enkele zaken rekening te houden.
Het is
daarbij cruciaal dat de club inlogt via een club account en niet via een
persoonlijk account. Wij moeten immers weten of de aanvraag door een lid zelf
of door een club voor een lid wordt ingediend. Graag aandachtig volgende
instructies doornemen:
1. Een clubaccount aanmaken
Een account bij de website sportschieten.be is vereist. Het aanmaken van dit account verloopt op dezelfde manier als een persoonlijk account. VSK verstuurt een uitnodiging om een account aan te maken of via “reset wachtwoord” wordt een account gemaakt waarvoor het wachtwoord wordt gekozen. Het grote verschil is hier wel dat de account op naam van de club staat.
Voorbeeld:
We nemen de fictieve club “De Vogelschutters” uit
Neederoverondergem. VSK heeft clubgegevens en een e-mailadres
vogelschutters@gmail.com. De voorzitter van de club, Frank, gebruikt ditzelfde
e-mailadres ook voor zijn persoonlijke schuttersaccount bij VSK.
o Frank dient door te geven welk e-mailadres als clubadres gebruikt mag worden voor het indienen van aanvragen voor de leden van de club (waarschijnlijk vogelschutters@gmail.com) en welk e-mailadres hij voor zijn persoonlijke account wil gebruiken (bijvoorbeeld frankytje123@telenet.be).
o Zodra VSK de wijziging doorvoert en een uitnodiging voor het platform verstuurt, kunnen Frank en andere bestuurders die over de inloggegevens beschikken, inloggen met het e-mailadres vogelschutters@gmail.com.
o Het is dan ook nodig om een afzonderlijk account voor de club en voor persoonlijke zaken te gebruiken.
Belangrijk: Momenteel hebben wij alle gegevens van de club overgenomen
uit de historische VSK database die nu buiten dienst is. We kunnen niet
garanderen dat deze gegevens actueel zijn. Als een club bijvoorbeeld vroeger
wijzigingen niet had doorgegeven, hebben we deze info niet en kunnen we de club
ook niet contacteren. Gelieve ons daarom het correcte e-mailadres van jullie
club dat jullie wensen te gebruiken voor
de aanvragen namens jullie leden te bevestigen.
2. Een aanvraag indienen namens een lid
Wanneer Prosper, een lid bij De Vogelschutters, een aanvraag wil indienen en de nodige documenten meebrengt, logt Frank (of een andere bestuurder) in met het clubaccount. Vervolgens navigeert hij naar het tabblad ‘Licenties’ en selecteert hij de juiste aanvraag, bijvoorbeeld een voorlopige licentie.
We hebben een selectievakje aan het formulier toegevoegd. Hierin moet worden aangegeven of de aanvraag voor de bestuurder zelf is of namens een lid wordt ingediend. Indien de optie ‘namens een lid’ wordt geselecteerd, verschijnen er twee extra velden:
o Naam van de clubbestuurder die de aanvraag indient (hier Frank)
o Naam van het lid voor wie de aanvraag is (hier Prosper)
Daarnaast verschijnt onderaan het formulier de volgende verklaring die dient te worden aangevinkt en waarbij de club bevestigt dat de club van hun aangesloten lid de toelating ontving om de aanvraag in te dienen. Door dit aan te vinken is de club verantwoordelijk indien dit niet zo mocht zijn:
Hierbij verklaar ik behoorlijk te zijn gemandateerd door de aanvrager om namens hem de aanvraag in te dienen, de retributie te betalen en te ondertekenen. Ik bevestig dat alle gegevens correct en volledig zijn ingevuld. Tevens verklaar ik op de hoogte te zijn van de voorwaarden rond het indienen bij volmacht, zoals opgenomen in het interne reglement sportschutterslicentie, en deze te hebben nageleefd.
Buiten deze extra velden blijft het formulier identiek aan de versie die een lid voor zichzelf invult. Dit betekent dat de club alle documenten moet opladen. Ook de retributie moet dan door de club online betaald worden, bijvoorbeeld via een bancontact kaart op naam van de club, of door samen met de aanvrager de betaling uit te voeren. Uiteraard kan de club de kosten dan doorrekenen aan hun lid
Met deze
werkwijze kunnen clubs hun leden ondersteunen. We raden echter sterk aan om
deze procedure alleen te gebruiken voor leden die echt niet met een computer of
mailbox overweg kunnen. Zowel voor VSK als voor de club is de makkelijkste weg
dat een lid zelf de aanvraag doet via een website. Ook voor dit lid zijn er
voordelen, zo zullen leden zelf in het ledenportaal alles kunnen volgen en
worden ze ook geïnformeerd als er belangrijke wijzigingen zijn.
Wat te doen als een lid nog geen account heeft?
Het is mogelijk dat een lid van jullie club nog geen account heeft. Als dit het geval is, kun je het volgende doen:
- Vraag aan het lid om bij “aanmelden” te klikken op “reset wachtwoord”. Als het lid een correct mailadres doorgaf aan VSK, zal automatisch aan het lid een mail gestuurd worden om een nieuw wachtwoord te kiezen. Zo heeft het lid onmiddellijk een account om alle aanvragen te doen
- Als een lid nog geen uitnodiging heeft ontvangen of als de vorige methode niet werkt, is het eenvoudiger als die persoon zelf contact opneemt met VSK via mail naar sslteam@sportschieten.be om dit recht te zetten. We doen dan de nodige aanpassingen en zetten jullie leden op weg.
Bovenstaande informatie hebben we ook nog eens in een handleiding geplaatst dat u kunt downloaden door op onderstaand logo te klikken
Licenties aanvragen als clubs, dat kan!