Goed bestuur​

Transparantie, democratie en een degelijke interne controle; dat zijn de drie basisprincipes van goed bestuur waartoe de Vlaamse regering de sportsector wil engageren. Voor de hand liggende principes, die daarom niet altijd even makkelijk om te zetten zijn in de praktijk. Daarom is er nu de nieuwe Code goed bestuur in Vlaamse sportfederaties – de zogenaamde Code Muyters – met een uitgebreid arsenaal aan concrete en praktische regels en tips.

Het besluit kadert in het nieuwe federatiedecreet voor de sportsector dat ingaat vanaf 1 januari 2017 en de erkenning en subsidiëring van de Vlaamse sportfederaties regelt.

Structuur

Hieronder de permanente rapportering over hoe de federatie omgaat met Goed Bestuur:

1.1 Statuten, Interne reglementen, Organigram en Sportregels  

Staan de meest recente versies van Statuten, Interne reglementen, Organigram en Sportregels op onze website?

• ja, zie statuten: ​
• ja, zie Interne Reglement:
• ja, het organigram staat onder Bestuur medewerkers & topsportcommissie
• ja, de sportieve reglementen staan onder:
  • Reglementen doelschieten,
  • Reglementen kleischieten.

Zijn deze documenten eenvoudig en openbaar te vinden op onze website via (doorklikken op) de homepagina?

• ja, statuten via Startpagina>Goed Bestuur>Statuten
• ja, Interne reglementen via Startpagina>Goed Bestuur>Interne reglementering
• ja, organigram via Startpagina>Over VSK>Bestuur medewerkers & topsportcommissie
• ja, sportieve reglementen via
  • Startpagina>Sportschieten>Disciplines>Doelschieten>Reglementen doelschieten
  • Startpagina>Sportschieten>Disciplines>Kleischieten>Reglementen kleischieten 

1.2 Beleidsplan

Staat het beleidsplan op onze website?

• Beleidsperiode 2017- 2020 Luik 1 en Luik2 (opgemaakt in 2019)
• Beleidsperiode 2021- 2024 Luik 1 en Luik 2 (opgemaakt in 2020)
• Beleidsperiode 2021 - 2024 Luik 1 en Luik 2 (opgemaakt in 2021)

Is dit beleidsplan eenvoudig en openbaar te vinden via (doorklikken op) homepagina?

• ja, via Startpagina>Goed bestuur>Beleidsplannen

1.3 Jaarverslag (JV) 

Staat het meest recente jaarverslag op onze website?

• ja, zie Jaarverslagen

Staan de jaarverslagen van de vier voorgaande jaren op onze website?

• ja, zie Jaarverslagen

Zijn de jaarverslagen eenvoudig en openbaar te vinden op onze website via (doorklikken op) de homepagina?

• ja, via Startpagina>Goed bestuur>Jaarverslagen

1.4 Raad van Bestuur (RVB) / notulen en verslagen

Staat het verslag van de laatste RVB (of een publieke versie ervan) op onze website?

• Ja, onder de rubriek verslagen RVB

Geven de verslagen van alle RVB een samenvatting van de besprekingen / (motivering van) de beslissingen? 

• Ja

Staan de verslagen van alle RVB van de afgelopen 12 maanden  (of een publieke versie ervan) op onze website?

• Ja, onder de rubriek verslagen RVB

1.5 Algemene vergadering (AV) notulen en verslagen 

Staat het verslag (incl. de resultaten van de stemmingen) van de meest recente AV op onze website?

• Ja, onder de rubriek verslagen AV 

Bevatten de verslagen van alle AV een samenvatting van de besprekingen en de resultaten van de stemmingen?

• Ja

Staan de verslagen (incl. de resultaten van de stemmingen) van alle AV van de laatste 4 jaar op onze website?

• Ja, onder de rubriek verslagen AV 

1.6 Raad van Bestuur (RVB) 

Staat de actuele samenstelling van de RVB op onze website?

• Ja, zie Bestuur

Staat de start- en einddatum van het mandaat vermeld bij elk lid van de RVB?

• Ja, wanneer je op de naam van de bestuurder klikt, opent er een nieuw scherm met meer info over de bestuurder. 

Staat het aantal en de duurtijd van eventuele vroegere mandaten bij elk lid van de RVBvermeld?

• Ja, wanneer je op de naam van de bestuurder klikt, opent er een nieuw scherm met meer info over de bestuurder. 

1.7 Rapporteert het jaarverslag over de bestuursvergoedingen (geaggregeerd en/of geanonimiseerd) en de voordelen in natura

• Ja, zie raad van bestuur in het jaarverslag, voor het meest recente (2019) bevindt zich dit op p30

1.8 Rapporteert het jaarverslag anoniem over verklaringen van belangenconflicten en de goedgekeurde besluiten waarbij sprake is van belangenconflicten?

• Ja, zie raad van bestuur in het jaarverslag, voor het meest recente (2019) bevindt zich dit op p30

1.9 Code Goed Bestuur  

Rapporteert het recentste jaarverslag over hoe de federatie omgaat met de code goed bestuur op basis van harde en zachte indicatoren?

• Ja zie raad van bestuur in het jaarverslag, voor het meest recente (2019) bevindt zich dit op p22-27 

Motiveert het recentste jaarverslag eventuele afwijkingen van de code?

• Ja, zie raad van bestuur in het jaarverslag, voor het meest recente (2019) bevindt zich dit op p23 

Rapporteert het recentste jaarverslag over bestuurswijzigingen die in de laatste 12 maanden zijn doorgevoerd en welke er gepland zijn?

• Ja, zie het meest recente jaarverslag (2019) op p29-30

Democratie

2.1 Profielen Raad van Bestuur

Bestaat er een document waarin per bestuursfunctie de bestuurstaken, verantwoordelijkheden, gevraagde achtergrond en gevraagde competenties van de bestuurder zijn beschreven? Worden deze profielen gemotiveerd op basis van de beschreven rol, de visie, missie en strategische doelen van de organisatie?

• Ja, zie Interne Reglementering - bijlage 2 bestuurdersprofielen

Zijn deze bestuursprofielen goedgekeurd op de AV? 

• Ja, zie verslag AV 28/08/2020 - p11

Hebben we een document dat vastlegt dat de RVB periodiek én bij het ontstaan van elke vacature de reële en gewenste profielen evalueert?

• Ja, zie Interne Reglementering onder deel 7 bij 7.2.8.1 is dit thema opgenomen bij de vergadering van november. 

Kunnen we aantonen dat deze evaluatie is gebeurd?

•  Ja, in het verslag RVB 10/11/2020 is dit opgenomen op p4

2.2 Procedures Raad van Bestuur

Hebben we een procedure voor het opstellen van de agenda van bestuursvergaderingen?

• Ja, zie Interne Reglementering - punt 7.2.8.2

Hebben we een procedure voor het verloop van bestuursvergaderingen en voor de goedkeuring van de besluiten op de bestuursvergaderingen?

• Ja, zie Interne Reglementering - punt 7.2.8.3

Is de toezichthoudende rol van de voorzitter op deze procedures vastgelegd?

• Ja, zie Interne Reglementering  - punt 7.2.8.3 en 7.2.8.4

2.3 Hebben we een (gepast) quorum voor de AV en voor RVB?

• Ja, voor quorum AV zie statuten - artikel 11, §1 
• Ja,voor quorum RVB zie statuten - artikel 15, §4

2.4 Hebben bestuursfuncties volgens de statuten een maximale aaneengesloten zittingsperiode van 12 jaar?

• Ja, zie statuten - Artikel 15, §3

2.5 Hebben we een rooster van aan- en aftreden voor alle bestuursfuncties waarin staat dat slechts een deel tegelijk vervangen wordt?

• Ja, zie Interne Reglementering - punt 7.2.7 en bijlage 4

2.6 Vergaderde onze RVB minstens 5x de voorbije 12 maanden?

• Ja, zie verslagen RVB

2.7 Introductie nieuwe leden Raad van Bestuur

Hebben we een gestandaardiseerde introductieprocedure voor nieuwe bestuurders en voorziet deze procedure in een individueel gesprek met de voorzitter en gebeurt dit in de praktijk?

• Ja, zie Interne Reglementering - punt 7.2.5

Voorziet deze introductieprocedure dat elk nieuw bestuurslid een benoemingsbrief krijgt waarin wordt beschreven op basis van welk profiel zij/hij werd aangezocht en gebeurt dit in de praktijk?

• Ja, zie Interne Reglementering - punt 7.2.5 en bijlage 3

Voorziet de introductieprocedure dat elk nieuw bestuurslid de statuten, het intern reglement en het beleidsplan ontvangt?

• Ja, zie Interne Reglementering - punt 7.2.5

2.8 Vertegenwoordigt de Algemene Vergadering rechtstreeks of via getrapte vertegenwoordiging alle leden van de federatie?

• Ja, zie Interne Reglementering - punt 7.1.4

2.9 Bepalen de statuten dat er binnen onze federatie geen autonome of zelfstandige entiteiten kunnen bestaan met eigen beleid dat kan afwijken van het door de AV en RVB vastgelegde beleid?

• Ja, zie statuten; artikel 15, §5

Interne Verantwoordelijkheid

3.1 Bevoegdheden

Hebben we een afbakening van taken en bevoegdheden tussen de AV en RVB?

• Ja, zie Interne Reglementering - punten 7.2, 7.3, 7.7 en 7.8

Hebben we een afbakening van de taken en bevoegdheden van de directie t.o.v.AV / RVB?

• Ja, zie Interne Reglementering - punten 7.2 voor de RVB en  statuten - artikel 10

Hebben we een afbakening van de taken en bevoegdheden van (relevante) comités/commissies t.o.v. AV, RVB en eventueel directie en elkaar?

• Ja, zie Interne Reglementering - punten 7.2, 7.3, 7.7 en 7.8

3.2 Cumulatie van functies

Is het cumuleren van de functie van voorzitter van de RVB en directeur verboden in de statuten?

• Ja, zie statuten - artikel 15, §9

Worden de functies van voorzitter van de RVB en directie gecumuleerd in de praktijk?

• Nee want de secretaris-generaal en de administratief directeur zijn verschillende personen. 

3.3 Bepalen de statuten van de organisatie welke onverenigbaarheden er zijn met lidmaatschap van de Raad van Bestuur?

• Ja, zie statuten - artikel 15, §9 

3.4 Intern (huishoudelijk) Reglement

Bevat het (een) reglement een duidelijke afbakening van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de directeur (of persoon die de dagelijkse leiding heeft) en zijn/haar relatie met het bestuur?

• Ja, zie Interne Reglementering - punt 7.7 en statuten - artikel 15, §5

In geval van meerdere directieleden: maakt het (een) (huishoudelijk/intern) reglement duidelijk hoe de taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden tussen directieleden onderling verdeeld zijn?

• Niet van toepassing

Maakt het (een) (huishoudelijk/intern) reglement duidelijk welke beslissingen de directie en welke het bestuur toekomen?

• Ja, zie Interne Reglementering - punt 7.3.1 en 7.7

Bepaalt het (een) (huishoudelijk/intern) reglement een duidelijke (financiële) grens wanneer directie dan wel RVB bevoegd is voor het afsluiten van contracten met externe partijen?

• Ja, zie statuten artikel 16, §4 en Interne Reglementering - punt 7.7

3.5 Functioneringsgesprekken

Vond er de afgelopen 12 maanden een functioneringsgesprek plaats tussen (minstens) één lid van de RVB en de/alle directeur(s) (of de persoon die de dagelijkse leiding heeft)?

• Ja, zie Interne Reglementering - punt 7.7.4.en verslag RVB 10/11/2020

Is er een verslag van dit/deze functioneringsgesprek(ken)?

• Ja, zie Interne Reglementering - punt 7.7.4 en verslag RVB 10/11/2020

Werd het verslag van dit functioneringsgesprek goedgekeurd door de RVB?

• Ja, zie Interne Reglementering - punt 7.7.4 en verslag RVB 10/11/2020

3.6 Meerjarenbeleid

Hebben we een (meerjarig) beleidsplan (incl. missie/visie/strategie)?

• Ja, zie beleidsplan

Werd dit beleidsplan voor het komende (boek)jaar goedgekeurd door de AV?

• Ja, zie verslag AV 28/08/2020 - p10-11

Hebben we een jaarplan voor het komende boekjaar, afgeleid van het meerjarig beleidsplan?

• Ja

Werd dit jaarplan goedgekeurd door de AV?

• Ja, zie verslag AV 28/08/2020 - p10 punt 9.3

Hebben we een jaarbegroting voor het komende boekjaar, afgeleid van de meerjarenbegroting?

• Ja, zie verslag AV 28/08/2020 - p10 punt 9.4

Werd deze jaarbegroting goedgekeurd door de AV?

• Ja, zie verslag AV 28/08/2020 - p11

3.7 Onafhankelijk finacieel comité of auditcomité

Hebben we een onafhankelijk financieel comité of auditcomité door de AV benoemd? (minstens één onafhankelijk én deskundig persoon)

• Ja, zie statuten - artikel 19, §4 

Zijn de werking, taken en samenstelling van dit comité in een intern reglement vastgelegd?

• Nee

Heeft dit comité de meest recente jaarrekening goedgekeurd?

• Ja, zie verslag AV 28/08/2020 - p8 punt 8.2 en p9 punt 8.3

Heeft dit comité over de meest recente jaarrekening verslag uitgebracht aan de AV?

• Ja, zie verslag AV 28/08/2020 - p8 punt 8.2 en p9 punt 8.3

3.8 Zelfevaluatie

Heeft de RVB de afgelopen 12 maanden een zelfevaluatie uitgevoerd?

• Ja, zie Interne Reglementering - punt 7.2.8.5 en verslag RVB 10/11/2020

Is er een verslag van deze zelfevaluatie?

• Ja, zie Interne Reglementering - punt 7.2.8.5 en verslag RVB 10/11/2020

3.9 Gedragscode

Hebben we een gedragscode van toepassing op bestuurders, directie en personeel?

• Ja, zie Interne Reglementering - bijlage 1

Bevat deze gedragscode minstens een verplichting om integer te handelen, een onkosten- en geschenkenregeling en regels inzake belangenvermenging?

• Ja, zie Interne Reglementering - bijlage 1 en statuten artikel 18 

Werd de gedragscode ondertekend door alle leden van de rvb, directieleden en personeelsleden?

• Ja, zie Interne Reglementering - bijlage 1

Heeft de RVB de laatste 12 maanden stappen ondernomen om te waarborgen dat alle relevante actoren op de hoogte zijn van de gedragscode en ze begrijpen?

Werd de AV in kennis gesteld van de gedragscode?

• Ja, verslag AV 28/08/2020- p11-12

3.10 Belangenconflicten

Hebben we procedures inzake belangenconflicten?

• Ja, zie Interne Reglementering - bijlage 1, punt 1.1.3 en statuten artikel 18 

Waarborgen deze procedures de melding van (gepercipieerde en daadwerkelijke) belangenconflicten in het verslag van de RVB en in een register?

• Ja, zie Interne Reglementering - bijlage 1, punt 1.1.3

Waarborgen ze dat commerciële transacties met een derde waarmee een lid van de RVB een (in)directe familiale/commerciële relatie heeft vooraf aan de AV (of aan een door de AV gemandateerd orgaan) worden voorgelegd?

• Ja, zie Interne Reglementering - bijlage 1, punt 1.1.3

Waarborgen deze procedures dat bestuurders bij beslissingen waarin er sprake is van een belangenconflict niet mogen deelnemen aan de stemming?

• Ja, zie Interne Reglementering - bijlage 1, punt 1.1.3

3.11 Werkplan en vergaderschema

Hebben we met de RVB een werkplan en bijpassend vergaderschema voor een periode van 12 maanden?

• Ja, zie Interne Reglementering - punt 7.2.8.1

Behandelt het vergaderschema:

• de begroting?
  • ja, zie Interne Reglementering - punt 7.2.8.1
• de jaarrekening?
  • ja, zie Interne Reglementering - punt 7.2.8.1
• het beleidsplan?
  • ja, zie Interne Reglementering - punt 7.2.8.1
•  het jaarverslag?
  • ja, zie Interne Reglementering - punt 7.2.8.1
•  de jaarlijkse zelfevaluatie?
  • ja, zie Interne Reglementering - punt 7.2.8.1
• de evaluatie van de directie?
  • ja, zie Interne Reglementering - punt 7.2.8.1
• de "governance" van de organisatie?
  • ja, zie Interne Reglementering - punt 7.2.8.1
• een evaluatie van "governance" van de organisatie?
  • ja, zie Interne Reglementering - punt 7.2.8.1
• het voorbereiden van de AV?
  • ja, zie Interne Reglementering - punt 7.2.8.1