Goed bestuur

Transparantie, democratie en een degelijke interne controle; dat zijn de drie basisprincipes van goed bestuur waartoe de Vlaamse regering de sportsector wil engageren. Voor de hand liggende principes, die daarom niet altijd even makkelijk om te zetten zijn in de praktijk. Daarom is er nu de nieuwe Code goed bestuur in Vlaamse sportfederaties – de zogenaamde Code Muyters – met een uitgebreid arsenaal aan concrete en praktische regels en tips.

Het besluit kadert in het nieuwe federatiedecreet voor de sportsector dat ingaat vanaf 1 januari 2017 en de erkenning en subsidiëring van de Vlaamse sportfederaties regelt. Bij een transparante manier van werken is er toezicht mogelijk op de interne werking van de federatie en wordt er open gecommuniceerd. Dat houdt bijvoorbeeld in dat beslissingen van de raad van bestuur gepubliceerd worden of dat er open gecommuniceerd wordt over de kosten van bestuur. Een organisatie is democratisch als haar clubs kunnen deelnemen in beleidsprocessen. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer bestuursleden op een democratische wijze benoemd worden en de algemene vergadering de leden vertegenwoordigt en minimaal een keer per jaar samenkomt. De dimensie democratie omvat bovendien ook het opnemen van sociale verantwoordelijkheid. Voor sportfederaties gaat het bijvoorbeeld om beleid voeren inzake gezond en ethisch sporten, gelijkheid en diversiteit, dopingbestrijding,

 

Hieronder de permanente rapportering over hoe de federatie omgaat met Goed Bestuur:

Harde indicatoren

Transparantie

1.1a Staan de statuten op onze website?
    ja, de statuten staan onder: Statuten

1.1a Staan de interne reglementen op onze website?
    ja, de Interne reglementen staan onder Interne Reglementen

1.1a Staat het organigram op onze website?
    ja, het organigram staat onder bestuur medewerkers & topsportcommissie

1.1a Staan de sportieve reglementen op onze website?
    ja, de sportieve reglementen staan onder: Doelschieten, Kleischieten

1.1b Zijn de statuten eenvoudig en openbaar te vinden op onze website via (doorklikken op) de homepagina?
    ja, via Startpagina>Goed Bestuur>Statuten
1.1b Zijn de interne reglementen eenvoudig en openbaar te vinden op onze website via (doorklikken op) de homepagina?
    ja, via Startpagina>Goed Bestuur>Interne-reglementen

1.1b Is het organigram eenvoudig en openbaar te vinden op onze website via (doorklikken op) de homepagina?
    ja, via Startpagina>Over VSK>Bestuur medewerkers & topsportcommissie

1.1b Zijn de sportieve reglementen eenvoudig en openbaar te vinden op onze website via (doorklikken op) de homepagina?
    ja, via Startpagina>Sportschieten>Disciplines>Kleischieten>Reglementen-kleischieten, Startpagina>Sportschienten>Disciplines>Doelschietene>Reglementen-doelschieten

1.2a Staat het beleidsplan op onze website?
Luik1 2020
     Luik2 2020

1.2b Is het beleidsplan eenvoudig en openbaar te vinden via (doorklikken op) homepagina?
    ja, via Startpagina>Goed Bestuur>Beleidsplannen

1.3a Staat het meest recente jaarverslag op onze website?
    Jaarverslag 2018

1.3b Staan de jaarverslagen van de vier  voorgaande jaren op onze website?

    Jaarverslag 2018
   Jaarverslag 2017
    Jaarverslag 2016
    Jaarverslag 2015
    Jaarverslag 2014

1.3c Zijn de jaarverslagen eenvoudig en openbaar te vinden op onze website via (doorklikken op) de homepagina?
     ja, via Startpagina>Goed Bestuur>Jaarverslagen

1.4a Staat het verslag van de laatste rvb (of een publieke versie ervan) op onze website?
    Verslag RVB 04/02/2020

1.4b Staan de verslagen van alle rvb van de afgelopen 12 maanden  (of een publieke versie ervan) op onze website?

    Verslag RVB 04/02/2020
    Verslag RVB 20/08/2019
    Verslag RVB 02/07/2019
    Verslag RVB 14/05/2019
    Verslag RVB 12/03/2019
    Verslag RVB 24/01/2019
    Verslag RVB 13/11/2018
    

1.4c Geven de verslagen van alle rvb een samenvatting van de besprekingen / (motivering van) de beslissingen? 
    Ja

1.5a Staat het verslag (incl. de resultaten van de stemmingen) van de meest recente AV op onze website?
    Verslag AV Februari 2019

1.5b Staan de verslagen (incl. de resultaten van de stemmingen) van alle AV van de laatste 4 jaar op onze website?
    Verslag AV Februari 2019                                            

    Verslag BAV maart 2018
    Verslag AV maart 2018
    Verslag AV december 2017
    Verslag AV maart 2017
    Verslag AV november 2016
    Verslag AV maart 2016
  

1.5c Bevatten de verslagen van alle AV een samenvatting van de besprekingen?
    Ja

1.5c Bevatten de verslagen van alle AV de resultaten van stemmingen?
    Ja

1.6a Staat de actuele samenstelling van de rvb op onze website?
    Ja, zie Bestuur

1.6b Staat de start- en einddatum van het mandaat vermeld bij elk lid van de rvb?
    ja, zie intern reglement - bijlage 4

1.6c Staat het aantal en de duurtijd van eventuele vroegere mandaten bij elk lid van de rvb vermeld?
    ja, zie intern reglement - bijlage 4

1.7 Rapporteert het jaarverslag over de vergoedingen van bestuursleden (geaggregeerd en/of geanonimiseerd) vergoeding van onkosten voor Bestuurders:
    Ja, zie raad van bestuur in het jaarverslag, voor het meest recente (2018) bevindt zich dit op p27

1.8 Rapporteert het jaarverslag anoniem over verklaringen van belangenconflicten en goedgekeurde besluiten waarbij sprake is van belangenconflicten?
    Ja, zie raad van bestuur in het jaarverslag, voor het meest recente (2018) bevindt zich dit op p27

1.9a Rapporteert het recentste jaarverslag over hoe de federatie omgaat met de code goed bestuur op basis van harde en zachte indicatoren?
    Ja zie raad van bestuur in het jaarverslag, voor het meest recente (2018) bevindt zich dit op p19 - p21 en p27

1.9b Motiveert het recentste jaarverslag eventuele afwijkingen van de code?
    Ja, zie raad van bestuur in het jaarverslag, voor het meest recente (2018) bevindt zich dit op p19 - p21 en p27

1.9c Rapporteert het recentste jaarverslag over bestuurswijzigingen die in de laatste 12 maanden zijn doorgevoerd en welke er gepland zijn?
    ja, zie het meest recente jaarverslag (2018) op pagina 26

 

Democratie

2.1a Bestaat er een document waarin per bestuursfunctie de bestuurstaken, verantwoordelijkheden, gevraagde achtergrond en gevraagde competenties van de bestuurder zijn beschreven?
    ja, zie intern reglement - bijlage 2 bestuurdersprofielen

2.1b Worden deze profielen gemotiveerd op basis van de beschreven rol, de visie, missie en strategische doelen van de organisatie?
    ja, zie intern reglement - bijlage 2 bestuurdersprofielen
2.1c Zijn deze bestuursprofielen goedgekeurd op de AV?

2.1d Hebben we een document dat vastlegt dat de rvb periodiek én bij het ontstaan van elke vacature de reële en gewenste profielen evalueert?

2.1e Kunnen we aantonen dat deze evaluatie is gebeurd?


2.2a Hebben we een procedure voor het opstellen van de agenda van bestuursvergaderingen?
     ja, zie intern reglement - punt 7.2.8.2
2.2a Hebben we een procedure voor het verloop van bestuursvergaderingen?
     ja, zie intern reglement - punt 7.2.8.3
2.2a Hebben we een procedure voor de goedkeuring van de besluiten op bestuursvergaderingen?
     ja, zie intern reglement - punt 7.2.8.4
2.2b Is de toezichthoudende rol van de voorzitter op deze procedures vastgelegd?
     ja, zie intern reglement 
2.3 Hebben we een (gepast) quorum voor de AV?
    ja, zie statuten - AV, artikel 11
2.3 Hebben we een (gepast) quorum voor de rvb?
     ja, zie statuten - AV, artikel 15, punt 4
2.4a Hebben bestuursfuncties volgens de statuten een maximale aaneengesloten zittingsperiode van 12jaar?
     ja, zie statuten - Artikel 15, punt 3
2.5 Hebben we een rooster van aan- en aftreden voor alle bestuursfuncties waarin staat dat slechts een deel tegelijk vervangen wordt?
     ja, zie intern reglement - punt 7.2.7
2.6 Vergaderde onze rvb minstens 5x de voorbije 12 maanden?
     ja, zie RVB: hier

2.7a Hebben we een gestandaardiseerde introductieprocedure voor nieuwe bestuurders?
     ja, zie intern reglement - punt 7.2.5
2.7b Voorziet de introductieprocedure in een individueel gesprek met de voorzitter en gebeurt dit in de praktijk?
     ja, zie intern reglement - punt 7.2.5
2.7c Voorziet de introductieprocedure dat elk nieuw bestuurslid een benoemingsbrief krijgt waarin wordt beschreven op basis van welk profiel zij/hij werd aangezocht en gebeurt dit in de praktijk?
      ja, zie intern reglement - punt 7.2.5 + bijlage 3
2.7d Voorziet de introductieprocedure dat elk nieuw bestuurslid de statuten, het intern reglement en het beleidsplan ontvangt en gebeurt dit in de praktijk?
       ja, zie intern reglement - punt 7.2.5
2.8 Vertegenwoordigt de AV rechtstreeks of via getrapte vertegenwoordiging alle leden van de federatie?
        ja, zie intern reglement  - punt 7.1.4
2.9 De statuten bepalen dat er binnen onze federatie geen autonome of zelfstandige entiteiten kunnen bestaan met eigen beleid dat kan afwijken van het door de AV en rvb vastgelegde beleid?
       Ja, zie statuten; artikel 15, punt 5

Interne Verantwoordelijkheid

3.1 Hebben we een afbakening van taken en bevoegdheden tussen de AV en rvb?
      ja, zie intern reglement - punt 7.2.2
3.1 Hebben we een afbakening van de taken en bevoegdheden van de directie tov AV / rvb?
      ja, zie intern reglement - punt 7.2.5 en 7.3.1
3.1 Hebben we een afbakening van de taken en bevoegdheden van (relevante) comités/commissies tov AV, rvb en eventueel directie en elkaar?
       ja, zie intern reglement - punt 7.2.5, 7.3.1, 7.8
3.2a Het cumuleren van de functie van voorzitter van de rvb en directeur is verboden in de statuten?
      Ja, zie statuten - RvB, artikel 15
3.2b Worden de functies van voorzitter van de rvb en directie niet gecumuleerd in de praktijk?

3.3 Zijn de onverenigbaarheden met het lidmaatschap in de rvb vastgelegd in de statuten?
    Ja, zie statuten
3.4a Bevat het (een) reglement een duidelijke afbakening van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de directeur (of persoon die de dagelijkse leiding heeft) en zijn/haar relatie met het bestuur?
     ja, zie intern reglement- punt 7.7
3.4b In geval van meerdere directieleden: maakt het (een) (huishoudelijk) reglement duidelijk hoe de taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden tussen directieleden onderling verdeeld zijn?

3.4c Maakt het (een) (huishoudelijk) reglement duidelijk welke beslissingen de directie en welke het bestuur toekomen?
     ja, zie intern reglement- punt 7.7
3.4d Bepaalt het (een) (huishoudelijk) reglement een duidelijke (financiële) grens wanneer directie dan wel rvb bevoegd is voor het afsluiten van contracten met externe partijen?
     ja, zie statuten artikel 16 punt 4

3.5a Vond er de afgelopen 12 maanden een functioneringsgesprek plaats tussen (minstens) één lid van de rvb en de/alle directeur(s) (of de persoon die de dagelijkse leiding heeft)?
      ja, zie intern reglement - punt 7.7.4
3.5a Is er een verslag van dit/deze functioneringsgesprek(ken)?
      ja, zie intern reglement- punt 7.7.4
3.5b Werd het verslag van dit functioneringsgesprek goedgekeurd door de rvb?
      ja, zie intern reglement- punt 7.7
3.6a Hebben we een (meerjarig) beleidsplan (incl. missie/visie/strategie)?
      ja, zie beleidsplan
3.6a Werd dit beleidsplan goedgekeurd door de AV?
      
3.6b Hebben we een jaarplan voor het komende boekjaar, afgeleid van het meerjarig beleidsplan?
      ja
3.6b Werd dit jaarplan goedgekeurd door de AV?
      ja
3.6c Hebben we een jaarbegroting voor het komende boekjaar, afgeleid van de meerjarenbegroting?
      ja
3.6c Werd deze jaarbegroting goedgekeurd door de AV?
      ja
3.7a Hebben we een onafhankelijk financieel comité of auditcomité door de AV benoemd? (minstens één onafhankelijk én deskundig persoon)
       ja, zie statuten artikel 19 punt 4
3.7b Zijn de werking, taken en samenstelling van dit comité in een intern reglement vastgelegd?
       nee
3.7c Heeft dit comité de meest recente jaarrekening goedgekeurd?
        ja
3.7c Heeft dit comité over de meest recente jaarrekening verslag uitgebracht aan de AV?
        ja
3.8 Heeft de rvb de afgelopen 12 maanden een zelfevaluatie uitgevoerd?
       ja, zie Interne reglementering - punt 7.2.8.5
3.8 Is er een verslag van deze zelfevaluatie?
        ja, zie Interne reglementering - punt 7.2.8.5
3.9a Hebben we een gedragscode van toepassing op bestuurders, directie en personeel?
        ja, zie Interne reglementering  - bijlage 1
3.9b Bevat deze gedragscode minstens een verplichting om integer te handelen, een onkosten- en geschenkenregeling en regels inzake belangenvermenging?
        ja, zie Interne reglementering  - bijlage 1
3.9c Werd de gedragscode ondertekend door alle leden van de rvb, directieleden en personeelsleden?
        
3.9d Heeft de rvb de laatste 12 maanden stappen ondernomen om te waarborgen dat alle relevante actoren op de hoogte zijn van de gedragscode en ze begrijpen?

3.9d Werd de AV in kennis gesteld van de gedragscode?

3.10a Hebben we procedures inzake belangenconflicten?
           ja, zie Interne reglementering - punt 1.1.3
3.10b Waarborgen deze procedures de melding van (gepercipieerde en daadwerkelijke) belangenconflicten in het verslag van de rvb en in een register?

            ja, zie Interne reglementering - punt 1.1.3

3.10b Waarborgen ze dat commerciële transacties met een derde waarmee een lid van de rvb een (in)directe familiale/commerciële relatie heeft vooraf aan de AV (of aan een door de AV gemandateerd orgaan) worden voorgelegd?
            ja, zie Interne reglementering - punt 1.1.3
3.10c Waarborgen deze procedures dat bestuurders bij beslissingen waarin er sprake is van een belangenconflict niet mogen deelnemen aan de stemming?
           ja, zie Interne reglementering - punt 1.1.3
3.11a Hebben we met de rvb een werkplan en bijpassend vergaderschema voor een periode van 12 maanden?
           ja, zie Interne reglementering - punt 7.2.8.1
3.11b Behandelt het vergaderschema de begroting?
           ja, zie Interne reglementering - punt 7.2.8.1
3.11b Behandelt het vergaderschema de jaarrekening?
           ja, zie Interne reglementering - punt 7.2.8.1
3.11b Behandelt het vergaderschema het beleidsplan?
           ja, zie Interne reglementering - punt 7.2.8.1
3.11b Behandelt het vergaderschema het jaarverslag?
           ja, zie Interne reglementering - punt 7.2.8.1
3.11b Behandelt het vergaderschema de jaarlijkse zelfevaluatie?
           ja, zie Interne reglementering - punt 7.2.8.1
3.11b Behandelt het vergaderschema de evaluatie van de directie?
           ja, zie Interne reglementering - punt 7.2.8.1
3.11b Behandelt het vergaderschema de "governance" van de organisatie?
           ja, zie Interne reglementering - punt 7.2.8.1
3.11b Behandelt het vergaderschema een evaluatie van "governance" van de organisatie?
           ja, zie Interne reglementering - punt 7.2.8.1
3.11b Behandelt het vergaderschema het voorbereiden van de AV?

           ja, zie Interne reglementering - punt 7.2.8.1