Bij de aanvraag tot geldigverklaring zal de federatie onderzoeken of de sportschutter aan de twee voorwaarden voldoet:
a. Actief lid zijn van een schietsportfederatie
Schutters die geen lid meer zijn bij een schietsportfederatie, kunnen dus hun licentie niet laten geldig verklaren. Daarnaast moeten ze ook “actief lid” zijn. Een actief lid is een sportschutter die meer dan zes maand bij de federatie is aangesloten via een club en die, aan de hand van zijn sportschuttersboekje, kan aantonen dat hij aan minstens 12 schietbeurten, gespreid over minstens 12 verschillende dagen en over 2 trimesters heeft deelgenomen.
Bijvoorbeeld: Tom kreeg een sportschutterslicentie op 16 juni 2007. Hij is nog steeds lid van een schietsportfederatie. Zijn sportschuttersboekje vermeldt 5 schietbeurten in september, 7 beurten in oktober, 5 beurten in december. Hij kan nog als actief lid beschouwd worden.
Bijvoorbeeld: Dora heeft een licentie afgegeven op 1 juli 2007. Ze heeft 15 schietbeurten gedaan in de maand mei. Zij is geen actief lid meer, vermits haar beurten alleen in het vierde trimester geschoten zijn. Haar sportschutterslicentie zal worden ingetrokken.
Hierbij is van belang dat de schietbeurten correct geregistreerd zijn in het sportschuttersboekje. De sportschutter, zijn wettelijke vertegenwoordiger en alle personen die betrokken zijn bij de registratie van de schietbeurten hebben de deontologische plicht het sportschuttersboekje correct in te vullen. De federatie en de toezichthoudende overheid verrichten regelmatig controles op de juiste registratie van de beurten.
Verder is het evident dat een sportschutter enkel aan sportschieten kan doen met een wapen dat behoort tot een wapencategorie waarvoor hij een (voorlopige) sportschutterslicentie heeft. De (voorlopige) sportschutterslicentie is immers geldig voor een bepaalde wapencategorie.
Bijvoorbeeld: Bert heeft een sportschutterslicentie die geldig is in wapencategorie B en D en werd afgegeven op 1 juli 2007. Bij de geldigverklaring legt hij een kopie van een sportschuttersboekje voor. Daarin staan 5 beurten in categorie B, 5 beurten in categorie D en 4 beurten in categorie A. Bert heeft geen 12 geldige schietbeurten, de beurten in wapencategorie A zijn immers ongeldig omdat Bert geen houder is van een sportschutterslicentie in deze wapencategorie. Zijn sportschutterslicentie zal worden ingetrokken.
De sportschutter moet er dus zelf voor zorgen dat hij voldoende schietbeurten heeft met een wapen dat behoort tot een wapencategorie waarvoor hij een sportschutterslicentie heeft. In het sportschuttersboekje kunnen dus enkel schietbeurten genoteerd worden in een wapencategorie waarvoor de sportschutter een (voorlopige) sportschutterlicentie heeft. Als dat een probleem stelt, kan een voorlopige sportschutterslicentie voor een andere wapencategorie bijkomend worden aangevraagd. Tevens is het mogelijk om de sportschutterslicentie geldig te laten verklaren in een bijkomende wapencategorie. Dit zal echter enkel kunnen als men bij de aanvraag kan aantonen “actief lid” te zijn.
b. Niet veroordeeld zijn voor sommige misdrijven
Zowel de wapenwet als het sportschuttersdecreet eisen dat de strafrechtelijke antecedenten van de sportschutter worden nagegaan. Dit gebeurt bij de jaarlijkse geldigverklaring. Er zal bij het aanvraagformulier een uittreksel uit het strafregister moeten worden gevoegd. Net zoals bij de aanvraag voor een sportschutterslicentie, moet dit een origineel zijn. Kopies worden niet aangenomen. Het document mag niet ouder zijn dan drie maanden, te rekenen vanaf de datum waarop de geldigverklaring wordt aangevraagd.
Bijvoorbeeld: Annelies kreeg een licentie op 1 juli 2007. Ze vraagt op 15 mei 2008 de geldigverklaring van haar licentie aan (tussen 1 mei en 1 juni). Het uittreksel strafregister moet in dat geval zijn afgegeven na 15 februari 2008.
Indien het uittreksel een veroordeling bevat, wordt het dossier verder behandeld door het bestuur/directeur die dan bekijkt of de licentie nog kan worden geldig verklaard worden. Desgevallend kan de licentie dan worden ingetrokken als de veroordeling van aard is om wapenbezit uit te sluiten.