De sportschutters ontvangen samen met hun sportschutterslicentie of hun voorlopige sportschutterslicentie een sportschuttersboekje. Dit boekje is van zeer groot belang voor de sportschutters. Het is enkel aan de hand van de schietbeurten die geldig genoteerd zijn in dit boekje dat een sportschutter kan bewijzen dat hij actief lid is.
Enkel de sportschutter die aan de hand van zijn sportschuttersboekje kan bewijzen aan twaalf schietbeurten, gespreid over minstens twee trimesters te hebben deelgenomen, kan jaarlijks de validering krijgen van zijn sportschutterslicentie. De houder van een voorlopige sportschutterslicentie kan enkel een sportschutterslicentie aanvragen als hij zes maand lid is bij een club die is aangesloten bij een gemachtigde federatie, en als hij bewijst, aan de hand van zijn sportschuttersboekje, aan minstens 12 schietbeurten te hebben deelgenomen gespreid over minstens 2 trimesters.
Het invullen van het boekje is vrij eenvoudig. Op elke bladzijde staat in de titels van elke kolom aangegeven welke vermeldingen moeten worden aangebracht. Voor elke schietbeurt moet het volgende worden genoteerd:
- De datum (dd/mm/jjjj);
- De naam van de schuttersvereniging die de schietbeurt organiseert;
- De plaats van de schietbeurt (de schietstand dus);
- De wapencategorie;
- De naam en handtekening van de verantwoordelijke van de schuttersvereniging die de schietbeurt organiseert
Hoewel het invullen van het sportschuttersboekje zeer eenvoudig is, zijn er toch nog talloze sportschutters die erin slagen hun beurten verkeerd te noteren uit slordigheid of uit nonchalence. Verkeerd genoteerde beurten zijn ongeldig. Als de sportschutter onvoldoende geldige schietbeurten heeft, wordt zijn sportschutterslicentie onverwijld ingetrokken. De meest voorkomende fouten zijn het niet invullen van de wapencategorie, het niet invullen van de naam van de verantwoordelijke en het laten aftekenen van een sportschuttersboekje door een persoon die daar niet voor bevoegd is.
Op elke bladzijde van het boekje moet de naam van de schutter vermeld staan. Anonieme kopies zullen door de federatie niet in aanmerking genomen worden bij de geldigverklaring van de sportschutterslicentie.
Vermits slechts één schietbeurt per dag geldig kan zijn, heeft het geen zin om meerdere beurten per dag te registeren. Het heeft ook geen zin om meerdere wapencategorieën tegelijk te vermelden. De wapencategorie waarmee geschoten wordt, heeft immers geen belang om te bekijken of men actief lid is.
De schietbeurten worden doorlopend genummerd. Het is aan te bevelen om na elke verjaardag van de sportschutterslicentie terug met “1” te beginnen nummeren. Op die manier ziet men makkelijk wanneer men in een periode aan voldoende schietbeurten heeft deelgenomen.
Ook als men een sportschutterslicentie ontvangt (bij omschakeling van de voorlopige sportschutterslicentie), begint een nieuwe periode te lopen. Het is dan ook aan te raden de nummering terug vanaf 1 te herstarten.
Als het sportschuttersboekje volledig vol is, kan de sportschutters een nieuw sportschuttersboekje aanvragen bij de federatie. Hij dient zijn ingevuld boekje, of een kopie van het eerste en het laatste blad samen met een VL9 terug te sturen naar VSK of via de club en ontvangt dan in ruil een nieuw boekje.
Het is gebruikelijk dat de schutters zelf de datum en de wapencategorie van de schietbeurt vermelden in het sportschuttersboekje. De clubverantwoordelijke vult dan de plaats en de naam van de schietstand in, alsook zijn naam en een handtekening. Enkel de aangestelden die door de club zijn doorgegeven aan de federatie mogen beurten noteren in het sportschuttersboekje.
